Dans le domaine de la gestion, une crise permet
de mettre en lumière les lacunes, d’en tirer des leçons ou des apprentissages
et de mettre en place des améliorations. La crise sanitaire liée à la COVID-19
affecte tout le monde et bouscule les habitudes en gestion immobilière, surtout
les relations avec les locataires. Les grandes organisations ont souvent des
processus et des employés déjà en place. Mais qu’en est-il des propriétaires qui
ont à leur actif un ou deux immeubles ou, encore, un parc immobilier plus
modeste ?
Je vous propose cinq pistes d’amélioration,
lesquelles devraient être appliquées dès maintenant, et que la COVID-19
« aide » à mettre en place, notamment vis-à-vis les personnes moins
réceptives à changer leurs habitudes, propriétaires inclus !
1) Communication électronique avec les locataires
Les directions de santé publique ont publié des
recommandations pour les propriétaires d’immeubles, du moins dans la grande
région de Montréal. Une de ces demandes est de communiquer les règles de
sécurité aux locataires pour limiter la propagation du coronavirus. Courrier
postal ou distribution de lettres en personne? Un peu long et laborieux
pour réagir promptement ! Il est temps d’obtenir les adresses
électroniques et numéros de cellulaire de tous les locataires pour créer des
groupes de diffusion. Un logiciel de gestion immobilière offre déjà cette
possibilité en quelques clics.
2) Paiement électronique des loyers
L’argent comptant est refusé dans plusieurs
commerces et certaines succursales d’institutions financières ont même fermé
leurs comptoirs afin de rediriger leurs clients vers les guichets électroniques
et les services en ligne. Un peu difficile de payer le loyer en argent !
C’est l’occasion de « forcer » les locataires à faire des virements
de loyer électroniques ou d’adhérer à une solution de prélèvements automatique dans
leur compte bancaire.
3) Réseau de concierges et fournisseurs
Dans les immeubles comptant plusieurs unités,
il y a souvent un concierge qui répond aux demandes des locataires et à qui on
peut confier des tâches de communication. Mais qu’en est-il pour le
propriétaire qui assume seule la gestion d’un parc composé de petits immeubles,
répartis dans plusieurs régions ? Dans une telle crise, faire tout seul devient
encore plus difficile. C’est le moment de mettre en place un réseau d’aide,
avec des personnes fiables pouvant agir à titre de « concierges
volants » et des fournisseurs de confiance efficaces (plombier,
électricien, etc.), pour être secondé dans notre gestion. D’autant plus que les
instances de santé publique vont jusqu’à recommander de désinfecter tout ce que
touchent les locataires à toutes les deux ou quatre heures !
N’oublions pas que ces personnes sont humaines,
avec leurs perceptions de la crise et de ses impacts, avec des craintes qui
leur sont propres et du stress. Comme gestionnaire, il faut les tenir informé,
les appuyer dans leurs tâches et les encourager. Le maintien du contact, au téléphone
par les temps qui courent, et la reconnaissance en continue deviennent plus
qu’importants.
4) Matériel de sensibilisation et de prévention
À la sortie de cette crise sanitaire, il est
fort à parier que les locataires, actuels et futurs, seront plus soucieux, ou
craintifs, de la propagation de virus et bactéries ! Pour les rassurer et
faire preuve de propriétaire responsable, il est donc pertinent d’installer des
distributeurs de liquide désinfectant dans les aires communes et les corridors
des immeubles et des affiches de sensibilisation. Demander aux concierges et
équipes de ménage d’intégrer à leurs tâches régulières la désinfection des
poignées de porte, mains courantes, boîtes aux lettres, boutons d’ascenseur et
autres surfaces tactiles, est également une bonne pratique.
5) Entente de paiement de loyer écrite
La crise du COVID-19 a eu des impacts sur le
budget de plusieurs ménages. Heureusement, les gouvernements ont été vites à
réagir en fournissant une aide financière d’urgence pour les aider à payer
l’essentiel, dont le loyer. Malgré cela, des locataires n’ont pas été en mesure
de payer leur loyer en totalité le 1er avril. Qu’en est-il
maintenant des ententes de paiement ? En ayant un modèle écrit déjà prêt,
avec des cases à remplir et pouvant être signé par le locataire, on suscite
l’engagement de ce dernier à payer le loyer dû, en plus d’avoir une preuve en
cas de conflit ou de litige. Ce conseil d’applique pour plusieurs autres
situations. Avant une crise, vaut mieux être préparé le plus possible pour agir
rapidement !
Si vous êtes déjà dans l’action avec vos locataires,
probablement que vos défis actuels et vos observations vous permettent
d’envisager d’autres améliorations. Je vous invite à les partager !
Article écrit par Philippe Saindon, gestionnaire immobilier chez Immeubles Forsa inc.
Merci pour les suggestions pour aider à prendre le virage des nouvelles réalités de notre société.
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